Новости  Акты  Бланки  Договор  Документы  Правила сайта  Контакты
 Топ 10 сегодня Топ 10 сегодня 
  
10.12.2015

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района

Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Лысковского муниципального района Нижегородской области и ее структурных подразделениях далее - Инструкция. Руководителям структурных подразделений администрации Лысковского муниципального района обеспечить инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота. Признать утратившим силу постановление администрации Лысковского муниципального района от 16. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальника отдела организационно-кадровой работы администрации Лысковского муниципального района Глава администрации Лысковского района ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 2 II. ДОКУМЕНТАЦИЯ Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района АДМИНИСТРАЦИИ ЛЫСКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ 3 III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ЛЫСКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА 4 3. Бланки инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района 4 3. Общие требования к оформлению документов 5 3. Оформление документов, направляемых за границу Российской Федерации 14 IV. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 15 4. Проекты актов администрации Лысковского муниципального района 15 4. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района доверенности 19 4. Положение, правила, инструкция, регламент 22 4. Служебная переписка 24 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 29 5. Организация документооборота 29 5. Организация доставки и отправки документов 29 5. Регистрация документов 33 5. Порядок рассмотрения документов Главой администрации Лысковского муниципального района, заместителями главы администрации района и доведения документов до исполнителей 34 5. Печатание, размножение и учет количества документов 35 5. Работа исполнителей с документами 37 5. Работа с обращениями и запросами депутатов 37 5. Работа с обращениями граждан 38 5. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" ДСП 38 VI. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД АДМИНИСТРАЦИИ ЛЫСКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА 40 6. Составление номенклатур дел 40 6. Формирование, оформление дел их текущее хранение 44 6. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 47 VII. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 50 7. Организация общей поисковой системы по документам 50 7. Особенности работы с электронными документами 50 VIII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИЗЪЯТИЕ ИЗ ОБРАЩЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ 53 IX. Инструкция по делопроизводству в администрации Лысковского муниципального района Нижегородской области и ее структурных подразделениях далее - Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению использованию образующихся в деятельности органов местного самоуправления документов, совершенствования делопроизводства инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота системы автоматизированной обработки документовприменяемые в администрации Лысковского муниципального района, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию служебную иную тайну, персональные данныерегулируются специальными актами инструкциями, положениями, правилами. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения администрации, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации Лысковского муниципального района Нижегородской области осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению администрации далее - служба ДОУ отделом организационно-кадровой работы администрации Лысковского муниципального инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района. Ответственность за организацию инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в администрации Лысковского муниципального района возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений. Работники структурных подразделений администрации Лысковского муниципального района несут дисциплинарную иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции. ДОКУМЕНТАЦИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ЛЫСКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА. Деятельность администрации Лысковского муниципального района Нижегородской области далее — администрация обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органов местного самоуправления, порядком инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района вопросов единоначальный или коллегиальныйобъемом и характером взаимосвязей между администрацией Лысковского муниципального района, другими органами управления и организациями. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов устанавливается в табеле унифицированных форм документов, утвержденном администрацией Лысковского района. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия: автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ; бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения; инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления; документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; делопроизводство, документационное обеспечение управления - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах местного самоуправления; документ - официальный документ, созданный органом исполнительной власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти, органа местного самоуправления; документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки; заверенная копия - копия инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района внешние признаки, не имеющий юридической силы; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации Лысковского муниципального района, с указанием сроков их хранения; обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления; оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период; подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа; регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; реквизит документа - обязательный элемент оформления документа; служба документационного обеспечения управления делопроизводства - структурное подразделение инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района Лысковского муниципального района, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях администрации; унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации; формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел; шаблон бланка унифицированной формы документа - бланк документа унифицированная форма документапредставленный в электронной форме; экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе; юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ЛЫСКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА 3. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района А4, А5, А6 или в виде электронных документов и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения приложения 1, 2, 3. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 210 x 297 ммА5 148 x 210 ммА6 105 x 148 мм. Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее: - 20 мм - левое; - 10 мм - правое; - 20 мм - верхнее; - 20 мм - нижнее. В администрации и ее структурных подразделениях применяются следующие бланки: - бланк для письма угловой вариант ; - бланк конкретного вида документа постановление, распоряжение, приказ и др. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 210 x 297 ммА5 148 x 210 ммА6 105 x 148 мм. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два равнозначных варианта бланков - угловой и продольный, которые используются в следующем порядке: - Администрацией. Применение бланка допускается главой администрации или лицом, исполняющим его обязанности, заместителями главы администрации ; - управлениями, отделами иными структурными подразделениями администрации. Применение бланков допускается начальниками структурных подразделений администрации, а также лицами их замещающими. Переписки между структурными подразделениями оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Подпись оформляется с указанием фамилии лица, подписавшего документ без указания должности. Общие требования к оформлению документов 3. Служебные документы письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления, поручения и т. Документы рекомендуется оформлять в текстовом редакторе Microsoft Word версия XP и последующие с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии не менее 1,25 cм от левой границы текстового поля документа. Инициалы имени, отчества и фамилия должностного лица печатаются без пробелов между инициалами и фамилией. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации должностного лица - автора документа, название вида документа кроме писемдата, инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района номер документа, текст, подпись, печать в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа. В процессе инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района назначение документа, его обработка. Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. Герб муниципального образования Лысковский муниципальный район Нижегородской области далее - герб Лысковского района. Наименование организации - автора документа приведено на бланках документов администрации Лысковского района и ее структурных подразделений. Справочные данные об администрации Лысковского района указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, адрес официального сайта. Для каждого вида организационно-распорядительного документа администрации Лысковского района используется бланк конкретного вида документа, на котором воспроизведено наименование вида документа постановление, распоряжение, приказ инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района др. Реквизит печатается прописными буквами вразрядку центровано. При отсутствии на бланке наименования вида документа общий бланк реквизит печатается прописными буквами, может оформляться вразрядку протокол, выписка из протокола, справка, акт и другие. Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является: - дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов; - дата составления принятия решения - для протоколов заседаний и совещаний. Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год 01. В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат. Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа. Дата документа проставляется службой ДОУ при регистрации документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания утверждения. Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района документа включает инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа в обязательном порядке указывается на документах - ответах под датой и номером документа - ответа. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу, а также гражданам при ответе на их обращения. Наименование структурного подразделения указывается в инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например: Управление финансов администрации Лысковского муниципального района Нижегородской области Начальнику Карзаевой Если в качестве адресата выступает начальник структурного подразделения, то наименование структурного подразделения входит в наименование должности адресата, например: Начальнику управления образования и молодежной политики администрации Лысковского муниципального района Нижегородской области Пермяковой При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии. Если документ отправляют нескольким однородным организациям, то их инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района указать обобщенно, например: Руководителям органов местного самоуправления Лысковского муниципального района Нижегородской области по списку При адресации документа должностному лицу органа местного самоуправления наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность, например: заместитель главы администрации района, начальник управления финансов. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов. Исходящие документы, в том числе инициативные, принимаются к отправке в инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района отправления документа в один адрес - в 2-х экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс один. Экземпляр исходящего документа, остающийся в деле, должен быть завизирован, в том числе указывается исполнитель с номером телефона. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок его написания: - наименование адресата наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество ; - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта город, поселок и т. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются. Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается на расстоянии 120 мм от левого края листа бумаги и 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района фамилия отделяются от наименования должности 1 межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района жирным шрифтом. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. Указания по исполнению документов. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя исполнителейсодержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, регистрационный номер документа. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам - основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В этих случаях соисполнители направляют информацию основному исполнителю. На документах, не требующих указаний по исполнению имеющих типовые сроки исполнения, срок исполнения в резолюции не указывается. Резолюция оформляется ниже адресата и на расстоянии от 120 мм от левого края листа бумаги или на свободном от текста месте. Резолюция может оформляться на отдельном листе бумаги формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. В отдельных случаях резолюция может оформляться на бланке письма ниже адресата или на свободном от текста месте. Наименование документа заголовок к тексту - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема до 4-5 строк и подготовленных на бумаге формата А5. Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем? К тексту документов, оформленных на бумаге формата А5, заголовок может не составляться, для документов, оформленных на бумаге формата А4 заголовок обязателен. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом. Текст документа строится в зависимости от вида разновидности документа. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Текст документа, как правило, состоит из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы. Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы. При наличии в тексте документа ссылки на другие документы указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту. При инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая". При направлении инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района в адрес руководителя организации допускается обращение в его адрес с использованием слова "господин", например: Уважаемый господин Иванов! Текст может излагаться от первого лица множественного числа "Просим Вас. В случае оформления письма на должностном бланке, текст излагается от первого лица единственного числа "Прошу. В конце текста перед подписью возможно употребление выражения "С уважением" слова пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы, допускается использование оборотной стороны листа. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" стр. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Копия распоряжения администрации Лысковского муниципального района Нижегородской области от 16. Справка о документообороте в администрации Лысковского муниципального района Нижегородской области за IV квартал 2011 года на 5 л. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: название документа и наименование организации дата, номер всего на л. Например: Приложение: письмо администрации Лысковского муниципального инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района Нижегородской области от 01. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме: Приложение: на 5 л. Отметка о наличии приложения печатается от левой границы текстового поля документа через 1 одинарный межстрочный интервал после текста документа. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района должности лица, подписавшего документ полное, если документ оформлен не на бланке соответствующего документа, кроме "внутренней переписки", и сокращенное - на документе, оформленном на бланке. При использовании должностного бланка наименование должности не указываетсяличная подпись и ее расшифровка инициалы и фамилиянапример: Заместитель главы администрации Лысковского района Догадин Право подписывать документы имеет руководитель администрации или уполномоченного структурного подразделения администрации, а также уполномоченные лица. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района вести переписку по определенным вопросам может быть делегировано руководителем другим должностным лицам. Делегирование полномочий оформляется распоряжением о распределении обязанностей или доверенностью на выполнение определенных действий от имени администрации. Если право подписи предоставлено заместителям руководителя или начальникам структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности. Не допускается переносить подпись на чистый без текста лист бумаги. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами. Отзыв подписи осуществляет должностное лицо, подписавшее документ, в следующем порядке: - с распорядительного документа соответствующим распорядительным документом; - с письма, схемы, приложения, плана - служебным письмом. Использование факсимильного воспроизведения факсимиле подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подготовке поздравительных адресов, открыток, поздравительных, приветственных и благодарственных писем, приглашений, извещений, служебных удостоверений, удостоверений к наградам, почетных грамот; в случае направления документа более чем в 4 адреса, а также на копиях и других документов нефинансового и непроизводственного характера. Факсимиле подписи ставится только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит. Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами организациямиструктурными подразделениями, должностными лицами. Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа. В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычекнаименование должности лица, с которым согласовывается документ включая наименование организацииличная подпись, ее расшифровка и дата, например: СОГЛАСОВАНО Глава администрации Лысковского муниципального района Нижегородской области Подпись Сергейчев Дата Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например: "Лист согласования справка, протокол прилагается. Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района должность визирующего. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: "Замечания прилагаются" или инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района замечаниями по пункту. Грифы визы согласования должны проставляться на подлинниках документов. Гриф согласования печатается от левой границы текстового поля документа и на расстоянии не менее 20 мм от верхнего края листа бумаги согласно установленным реквизитам для грифа согласования; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа или на инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района обороте. На документах, требующих особого удостоверения приложение 15ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику. Оттиск следует проставлять таким образом, чтобы личная подпись и оттиск были хорошо читаемы. Отметка о заверении копии документа. Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Отметка о заверении копии оформляется на обороте последнего листа документа и включает в себя указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать. Заверительная надпись удостоверяется: - для копий правовых актов администрации Лысковского муниципального района — печатью отдела организационно-кадровой работы администрации Лысковского муниципального района; - для соглашений — гербовой печатью администрации Лысковского муниципального района или ее самостоятельного структурного подразделения; - для служебных документов - штампами печатями с наименованием структурных подразделений. Отметка об исполнителе на правовых актах за подписью главы администрации района или лица его заменяющего проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа документа; на иных документах - в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Отметка включает фамилию или фамилию, имя, отчество полностью исполнителя и номер его служебного телефона. Данный реквизит печатается шрифтом меньшим, инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района размер шрифта основного текста в две строки. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района исполнении если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнениислова "В дело", дата, подпись должностного лица, уполномоченного списать документ в дело. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка колонтитулпроставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные. Отметка о контроле документа. Отметка о контроле документа может быть проставлена на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа. Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа в администрацию содержит очередной регистрационный номер и дату поступления документа при необходимости - часы и минуты. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования". Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа. Оформление документов, направляемых за границу Российской Федерации 3. В целях координации международных связей органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, а также обеспечения протокольных требований к международной переписке проекты документов, готовящихся для отправки за рубеж, представляются на согласование визирование в департамент международных, внешнеэкономических и межрегиональных связей Нижегородской области. Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках для писем инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района требованиям международных стандартов ИСО International Organization for Standardization. Оформление документов, направляемых по линиям телексной и телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском языке латинским шрифтом "клером" либо на языке адресата. При подготовке документов для отправки зарубежным партнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу, следует соблюдать следующие правила оформления: 3. Текст документа, как правило, печатается на русском языке за исключением телексной и телеграфной связи. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя, инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные дом, улица, город, почтовый индекс, страна. Название страны может быть полным Соединенные Штаты Америки или кратким СШАно обязательно должно быть официально принятым. Заголовок к тексту не составляется. Подписание вышеперечисленных документов производится только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется следующим образом: - при использовании должностного бланка указываются только инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района, отчество, фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его подпись; - при использовании других бланков вначале указываются имя, отчество, фамилия, затем должность лица, подписывающего документ, и его подпись. Реквизит "Подпись" печатается на уровне реквизита "Адресат". Дата документа проставляется при его подписании. Применяется словесно-цифровой способ оформления дат, например: 15 января 2011 года. Реквизит "Дата" печатается от границы левого поля документа после текста письма на уровне или ниже подписи. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ по следующей форме: "На Ваше письмо от. При регистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для отправки с адресом, напечатанным на русском иностранном языках, и указанием адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском, так и на языке страны-адресата. Порядок отправления документов за рубеж определяется исходя из срочности содержащейся в них инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района по почте, через уполномоченный орган в сфере связи, нарочным, техническими средствами инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района связи телефакс, телекс, международная телеграмма. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 4. Проекты правовых актов администрации Лысковского муниципального района постановления, распоряжения и др. Проекты правовых актов администрации Лысковского муниципального района оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. Бланки документов изготавливаются инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района стандартных листах бумаги формата А4. Проект акта имеет следующие реквизиты: наименование вида акта - распоряжение администрации Лысковского муниципального района, постановление администрации Лысковского муниципального района; дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом, например: 15. Дата и номер распоряжения и постановления администрации Лысковского муниципального района располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границам текстового поля документа. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов на расстоянии 2 одинарных межстрочных интервалов от реквизитов дата и номеродинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок постановления администрации Лысковского муниципального района печатается с прописной буквы, центруется и выделяется полужирным шрифтом, заголовок распоряжения администрации Лысковского муниципального района печатается с прописной буквы от левой границы текстового поля документа и не выделяется полужирным шрифтом. Текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 14 кеглей полуторным интервалом. Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть преамбулу и постановляющую - в постановлениях, распорядительную - в распоряжениях. Преамбула в проектах постановлений администрации Лысковского муниципального района завершается словами "администрация Лысковского муниципального района п о с т а н о в л я е т :", последнее слово печатается строчными буквами полужирным шрифтом вразрядку. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая распорядительная часть проектов постановлений распоряжений администрации Лысковского муниципального района, инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района правило, подразделяется инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района пункты, которые, нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению распоряжению администрации Лысковского муниципального района в тексте на них обязательно делается ссылка. Подпись должностного лица исполнителя отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из должности "Глава администрация Лысковского района"личной подписи и ее расшифровки инициалы и фамилия. Слово "Глава…" печатается от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия печатаются на уровне слова "Глава…" без пробелов между инициалами инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква в инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района подписи ограничивается правой границей текстового поля. При подписании лицом замещающим руководителя администрации Лысковского района перед словами «Главы…» пишется «Исполняющий обязанности…». Приложения приложение 5 к проектам актов постановлений и распоряжений администрации Лысковского муниципального района печатаются на отдельных листах. Текст каждого приложения должен заканчиваться центрированной чертой длиной 3-5 см. Приложения к проектам актов постановлений и распоряжений администрации Лысковского муниципального района оформляются с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения. Многострочные инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района "Гриф утверждения", "Приложение" со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района первого листа инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ" отделяют от последующих строк реквизита полуторным межстрочным интервалом остальные строки реквизита печатаются через одинарный интервал. Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения после слова "ПРИЛОЖЕНИЕ" дается ссылка на постановление или распоряжение администрации Лысковского муниципального района. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование приложения выделяется полужирным шрифтом. Положение, Перечень, Список и т. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом относительно инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района текста и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы нумерация граф повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления распоряжения администрации. В указанных документах их составные части разделы, подразделы, пункты, подпункты можно также нумеровать арабскими цифрами и выделять полужирным шрифтом. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой например, 1. Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками например, 2. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта например, 1. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра на листе согласования к проекту постановления распоряжения. На приложениях к проектам постановлений распоряжений визы проставляются на последнем листе каждого приложения. Акты оформляются в текстовом редакторе Microsoft Word версия XP и последующие с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Оформление в иных текстовых редакторах не допускается. При этом подготовка проектов актов приложений к ним может осуществляться в табличных редакторах с обязательной конвертацией перед их распечаткой на бумажный носитель в текстовый редактор Microsoft Word. Направлению на согласование с использованием автоматизированной системы согласования проектов правовых актов подлежат файлы, оформленные в текстовом редакторе Microsoft Word. Поручения Поручения - распорядительные документы, которые оформляются на бланке поручений установленной формы. Поручениями оформляются решения оперативного характера по вопросам, связанным с деятельностью администрации, а также организационного и материально-технического обеспечения. Поручения главы администрации Лысковского муниципального района оформляются на бланке поручений формата А4. Поручения печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей. Заголовок к поручению не составляется. Поручение составляется в адрес конкретных должностных лиц. При адресовании поручения начальникам структурных подразделений указываются инициалы и фамилия без указания должности, например: Если поручение направляется в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщённо, например: Главам администраций муниципальных образований района. Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия от наименования должности не отделяются. Текст поручения отделяется от реквизита "адресат" тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочного интервала от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст поручения может состоять из 2 частей: констатирующей преамбулы и распорядительной или состоять из одной распорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания поручения. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не рекомендуется формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Если в тексте поручения фигурирует название структурного подразделения администрации, необходимо в скобках указывать инициалы и фамилию руководителя данного структурного подразделения. В случае, если поручение дается одновременно нескольким должностным лицам, последним пунктом поручения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль по исполнению поручения в целом, координация исполнения поручения и подготовка сводной информации для доклада главе администрации района. Текст поручения печатается на лицевой стороне бланка, излагается лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение и срока исполнения. На оборотной стороне бланка при наличии приложений могут указываться рассылаемые документы с указанием их регистрационных номеров, дат, количества листов. Подпись должностного лица отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из личной подписи и расшифровки подписи инициалы, фамилия. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Поручение подписывает должностное лицо, на бланке которого подготовлен документ, а в его отсутствие лицо, его замещающее. Поручения главы администрации района, данные им лично или в ходе переговоров встречоформляются в этот же или на следующий день в зависимости от срока исполнения поручения, времени и места переговоров. Подразделение должностное лицополучившее поручение или организовавшее совещание главы администрации района в документообороте. Поручениям главы администрации района и заместителей главы администрации района инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района регистрационные номера. Поручения Главы администрации района исполняются в указанные в них сроки. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с момента его подписания. Оформление доверенности Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий администрации, её структурных подразделений на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность оформляется на инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района бланке документа: - бланк письма администрации или её структурного подразделения используется при подписании доверенности его руководителем на представление интересов органа местного самоуправления или совершение каких-либо действий от имени органа местного инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района. Сведения, необходимые для указания в доверенности: - заголовок "ДОВЕРЕННОСТЬ"; - дата выдачи и регистрационный номер; - фамилия, имя, отчество полностьюдолжность лица, передающего полномочия органа местного самоуправления, представляемого указанным должностным лицом, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует; - фамилия, имя, отчество полностью и должность уполномочиваемого лица; - перечисление предоставляемых полномочий; - срок действия доверенности; - подпись руководителя администрации или лица его замещающего, руководителя соответствующего структурного подразделения администрации; - гербовая печать. Приказ Приказ - форма правового акта 4. Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом Times New Roman Cyr размером от 12 до 14 кеглей приложение 4. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование структурного подразделения администрации; наименование вида документа - приказ; дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом; Датой приказа является дата его подписания. Приказы, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий органа местного самоуправления инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы нумеруются отдельно. Заголовок должен кратко и точно инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано. Например: О командировании работников управления финансов в. Текст приказа отделяется от заголовка тремя одинарными инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей преамбулы и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается строчными буквами вразрядку от левой границы текстового поля. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Контроль за соблюдением сроков исполнения приказа осуществляет руководитель или лицо его замещающее служба соответствующего структурного подразделения Администрации издавшее приказ. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на этот документ пункт документа инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта может начинаться словами "Признать утратившим силу. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения. Подразделения должностные лицадо сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра на листе согласования согласно установленным реквизитам для визы согласования. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи инициалы, фамилия. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Приказы подписывает руководитель структурного подразделения администрации, а в его отсутствие лицо, его замещающее. Приложения к приказу визируются сотрудником администрации, подготовившим проект документа. Виза ставится на оборотной стороне последнего листа каждого приложения согласно установленным реквизитам инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района визы согласования. При оформлении совместного приказа: наименования структурного подразделения администрации располагаются на одном уровне или в порядке подчиненности; наименование вида документа - приказ, располагается центровано; дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается центровано; регистрационный номер документасоставленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей структурных подразделений администрации располагаются ниже текста на одном уровне. Положение, правила, инструкция, регламент Положение - система правовых норм, детально регламентирующих правовой статус, организацию, порядок деятельности органов местного самоуправления Лысковского района, организаций и учреждений Лысковского района, а также определяющих основы их взаимоотношений с другими органами, организациями, учреждениями и гражданами. Правила порядок - система правовых норм, определяющих поведение граждан, иных субъектов права в той или иной сфере общественных отношений, порядок организации какого-либо вида деятельности. Инструкция - документ, которым регулируется порядок осуществления какой-либо деятельности. Регламент - система правовых норм, определяющих порядок деятельности администрации. Положение, правила, инструкция, регламент применяются как акты, утверждаемые органом местного самоуправления, и оформляются путем издания правового акта об их утверждении. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции и регламента соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов. Положение инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района, инструкция, инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района могут оформляться на общем бланке администрации или на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером от 12 до 14 кеглей. Текст излагается от третьего инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и др. При использовании общего бланка администрации для инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района положения правил, инструкции, регламента заголовок печатается в границах, предусмотренных утвержденными общими бланками документов. Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано. Констатирующей частью положения правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения правил, инструкции, регламента может делиться на главы, пункты инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами и могут выделяться полужирным шрифтом. Образец оформления положения приведен в приложении 9. Протокол Протокол заседания совещания - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания заседанияпредставленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку. При необходимости согласования проекта протокола с участниками заседания или лицами, определенными на заседании в качестве исполнителей, допускается направление документа электронной почтой и получение виз с помощью факса. Протоколы оформляются на общих бланках администрации или на стандартных бланках протоколов. Протокол имеет следующие реквизиты: - герб Лысковского муниципальный район Нижегородской области»; - наименование органа местного самоуправления Администрация Лысковского муниципального района ; - наименование вида документа протокол - слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом Times New Roman Cyr размером 16 кеглей, центровано; - дата заседания оформляется словесно-цифровым способом. В протоколе проставляется дата заседания. К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Администрации. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний администрации, оперативных совещаний, комиссий, советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами и включают наименование "Председатель", "Секретарь", личные подписи и расшифровки подписей инициалы и фамилии. Протоколы могут быть полными приложение 6 и содержать кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников; краткими приложение 7 - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения. Может быть оформлена выписка из протокола приложение 8. В стенограммах - весь ход заседания записывается дословно. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части полного протокола указываются председатель заседания совещаниядолжность, фамилия инициалы; секретарь заседания совещаниядолжность, фамилия инициалы; присутствующие на заседании совещаниидолжности, фамилии в алфавитном порядке их инициалы. Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал после фамилии инициалов председателя, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1-2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии инициалы через одинарный межстрочный интервал. Наименования должностей могут быть указаны обобщенно. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" "Об"который печатается от границы левого поля. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали - Выступили - Решили прописными буквами. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Полный протокол подписывается председателем и секретарем. Во вводной части краткого протокола указываются председатель заседания совещанияего должность, фамилия инициалы; присутствующие на заседании совещанииинструкция по делопроизводству в администрации муниципального района инициалы в алфавитном порядке. Список присутствующих отделяется от основной части протокола инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района чертой. Основная часть протокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании совещаниии принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" "Об"которое печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой в скобках указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступавших на заседании совещании при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Краткий протокол подписывается председателем. На обороте последнего листа краткого протокола указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Протоколам инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района порядковые номера в соответствии с п. Оформленные протоколы оперативных совещаний при главе администрации района регистрируются в отделе организационно-кадровой работы администрации района. Ведение и регистрация протоколов совещаний у руководителей структурных подразделений администрации осуществляется в соответствующих органах. Служебная переписка Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан. Виды деловой переписки их названия - деловое служебное письмо, телеграмма, телекс, факсограмма факстелефонограмма, электронное письмо электронное сообщение - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи. Деловое служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату органу власти, организации или лицу по почтовой связи. В зависимости от содержания и назначения письма могут быть: инструктивными, гарантийными, информационными, методическими, благодарственными, поздравительными, рекламными, есть также письма-просьбы, письма-извещения, письма-приглашения и т. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату органу власти, организации или лицу по телеграфной сети общего пользования. В зависимости от автора, характера содержания телеграммы могут быть составлены в виде поручений. Телекс телетайпограмма - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной телексной сети. Факсограмма факс - получаемая на бумажном носителе копия документа письменного, графического, изобразительногопереданного по каналам факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо электронное сообщение - документ, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью, в соответствии с действующим законодательством. Служебные письма, как вид документа, по назначению могут быть инициативными, ответными и сопроводительными. Письма оформляются на специальных бланках - бланках письма приложение 1 и печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей приложение 13. В администрации используются бланки для писем с угловым и продольным расположением реквизитов. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты: герб Лысковского района ; наименование органа местного самоуправления Администрация Лысковского муниципального района ; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; отметка инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района исполнителе; идентификатор электронной копии документа. Порядок заполнения реквизитов служебных писем изложен в п. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу служебного письма, являются: - наименование организации должностного лица - автора документа, - дата документа, - регистрационный номер документа, - ссылка на дату и регистрационный номер при подготовке письма-ответа- адресат, - текст, - подпись, - печать в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа. Порядок оформления служебных писем. В администрации для оформления служебных писем используются бланки для писем с угловым и продольным расположением реквизитов. Угловые и продольные бланки писем равнозначны, выбор одного из вариантов зависит от характера письма. Бланки писем используются строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района другим организациям и лицам. Реквизиты документа кроме текстасостоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов: "Адресат", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" и др. Заголовок письма должен кратко и точно отражать содержание текста письма и отвечать на вопрос "о чем". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками писем с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал центровано. Требования к текстам служебных писем. Текст служебного письма, как правило, начинается с обращения к адресату. При печатании обращение выравнивается по центру и отделяется от текста письма одним полуторным интервалом. Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей. В первой части вступление формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части письма заключение высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части. В письмах используют следующие формы изложения: - от инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района лица множественного числа просим сообщить; направляем на рассмотрение ; - от третьего лица единственного числа администрация считает возможным; администрация не возражает ; - от первого лица единственного числа считаю необходимым, прошу направить. Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Служебное письмо должно быть корректным по форме. При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к адресату. Текст служебного письма должен быть точным инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование. Размер письма не должен превышать 5 машинописных страниц. Однако, несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, следует раскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т. Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А5 и не составлять заголовок к тексту. Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочный интервал, на бланках формата А5 инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготовленных к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала. При оформлении совместного письма: - наименования органов местного самоуправления организаций инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района на одном уровне или в порядке подчиненности; - дата совместного письма - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центровано; - регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Второй экземпляр исходящего письма администрации копия представляется в службу ДОУ при наличии следующих виз согласований : - исполнителя; - руководителя структурного подразделения. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы в 2-х экземплярах. Телеграммы подписываются Главой администрации района, его заместителями. Телеграммы имеют следующие реквизиты: Адрес Куда Кому Текст адреса печатается через одинарный межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации: Москва, ул. Короленко, 8 или Санкт-Петербург 15 "Восход" Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом: Правительству Забайкальского края или Правительству Вологодской области При инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например: "Губернатору Свердловской области инициалы, фамилия" или ИВАНОВУ Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например: Главам администраций сельских поселений Лысковского муниципального района Нижегородской области При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальных экземплярах реквизит "подпись" должен быть дополнен заверительной записью и печатью организации. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал. Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов. Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку инициалы и фамилия. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. На поздравительных телеграммах допускается воспроизведение факсимильной подписи. Исходящий номер и дата печатаются 2 одинарными межстрочными интервалами ниже реквизита "Подпись" и состоят из индекса подразделения, порядкового номера по единой нумерации с начала года и даты регистрации. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование органа местного самоуправления, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы. На втором экземпляре телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района, контактный телефон исполнителя. Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5. Организация документооборота Движение документов в администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов и операции, производимые с ними в администрации, определяются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях администрации, должностными инструкциями их работников. В документообороте администрации, в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: - поступающая документация входящая ; - отправляемая документация исходящая ; - внутренняя документация; - нормативно-правовая документация распорядительные документы. Организация доставки и отправки документов В администрации доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, факсами. При приеме корреспонденции проверяется инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района адресации и целостность упаковок. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения. Все конверты с поступившими документами вскрываются, кроме конвертов с надписью "В конкурсную комиссию». При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется правильность адресации и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие удостоверяющих реквизитов подписи, печати и др. В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата в день получения. При недостаче документов отдельных их листов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых приобщается к поступившему документу, а второй направляется отправителю. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп или надпись "Документ получен в поврежденном виде". Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Сотрудники администрации, занятые на приеме входящей корреспонденции далее - сотрудники службы ДОУдолжны обращать внимание на внешний вид и оформление почтовых отправлений конверты, упаковка посылок, инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района и внутреннее содержание почтовых отправлений после их вскрытия. Почтовое отправление может быть признано подозрительным в следующих случаях: - отсутствие обратного адреса или его явная надуманность; - использование самодельных упаковок для почтовых отправлений; - наличие каких-либо звуков внутри почтового отправления тиканье, свист, шипение, жужжание ; - наличие посторонних запахов; - несоответствие оттиска календарного штемпеля на конверте наименованию населенного пункта в обратном адресе; - отметки на почтовых отправлениях: "лично", "конфиденциально"; - наличие надписей на почтовых отправлениях, носящих угрожающий характер или выполненных печатными буквами от руки, на наклейках или из вырезанных букв, а также сделанных явно измененным почерком; - отсутствие сопроводительного письма в почтовом отправлении посылка, бандероль ; - наличие во вложении почтового отправления продуктов питания, жидкостей, бакалейных товаров и т. Сотрудникам службы ДОУ в случае обнаружения подозрительного внешнего вида почтового отправления необходимо: - не вскрывая упаковки почтового отправления и не покидая помещения, немедленно доложить об обнаружении подозрительного почтового отправления своему непосредственному руководителю; - руководителю службы ДОУ после получения доклада от сотрудника необходимо сообщить о происшествии вышестоящему руководству и в органы полиции; - до прибытия сотрудников полиции оставить подозрительное почтовое отправление в закрытом помещении, где оно было обнаружено, поместив его в полиэтиленовый пакет и завязав подручным материалом; - инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района акт обнаружения подозрительного почтового отправления в случае необходимости решение руководителя службы ДОУ : - выключить принудительную вентиляцию помещения, закрыть окна, фрамуги, форточки, двери; - прекратить доступ в помещение других сотрудников; - перейти в другое помещение, тщательно вымыть руки с мылом. По прибытии сотрудников полиции специалисты службы ДОУ передают упакованное подозрительное почтовое отправление вместе с актом для исследования под расписку. В расписке указываются дата, время, должность и фамилия лиц, обнаруживших и принявших подозрительное почтовое отправление. При возврате почтового отправления сотрудниками полиции после проверки в Администрации, сотрудники службы ДОУ регистрируют данное отправление днем возврата как поступившее. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района осуществляется под расписку в реестрах или разносных книгах с указанием даты, времени получения документа и полной фамилии расписавшегося. Документы передаются в структурные подразделения в день их учета, инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района имеющие пометку "Срочно", "Вручить немедленно" незамедлительно. Отправка документов из администрации производится после регистрации исходящего документа. При отправке корреспонденции проверяется наличие: - адреса с индексом; инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района исходящего номера; - фамилии исполнителя с указанием номера его телефона; - указанных в тексте приложений; - подписи на документе. Исходящие документы передаются в службу ДОУ полностью оформленными. Служба ДОУ направляет адресату первый экземпляр оригинал письма, подписанный руководителем, инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района к инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района если имеются. Обработка исходящей корреспонденции службой ДОУ включает в себя ее сортировку, адресование указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адресавложение в конверты документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конвертзаклеивание, запись реквизитов документа в реестр, маркирование конвертов, составление списка документов заказной корреспонденции, сдачу в отделение связи. Служба ДОУ проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются в структурное подразделение администрации. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные, исполнительные документы и организационно-распорядительные документы администрации. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района связи или электронной почте принимает исполнитель. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку конвертированиеадресование при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документапроставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в отделение связи. Заказная корреспонденция, корреспонденция, направляемая в адрес иностранных организаций, сдается на почту по описи, которая составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера документов, дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра описи передаются в почтовое отделение, третий - остается в службе ДОУ администрации. Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи, подтверждающий отправление указанной корреспонденции, подшивается в службе ДОУ. При отправке заказной и отправляемой службой фельдсвязи корреспонденции заполняются расписки и реестры. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются исполнителем с инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района функционирующих в администрации технических и программных средств. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Первый экземпляр телеграммы передается в отдел обработки документов, второй приобщается к делу. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи. Телефонограмма подписывается руководителем администрации или иным уполномоченным лицом. После регистрации телефонограммы по месту подписания, она передается адресатам. После передачи копия телефонограммы с пометками о передаче возвращается в службу ДОУ. Телефонограммы, адресованные Главе администрации или руководителю структурного подразделения администрации, принимаются и регистрируются секретарями приемных, незамедлительно докладываются и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства. В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер телефонограммы, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилия передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района принимается информация, время приема и передачи телефонограммы. Электронная почта предназначается для доставки, отправки и передачи электронных сообщений в адрес администрации, а также информации как администрации, так и организациям организациямиа также гражданам, имеющим соответствующие программные средства. При работе с электронной почтой должны использоваться официальные электронные адреса. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения. Оригинал принятой факсограммы передается руководителю подразделения либо его заместителю для дальнейших указаний по исполнению документа. В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы приложение 9 или регистрируются в базах данных единой системы электронного документооборота и делопроизводства далее - ЕСЭДД. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела. Персональная ответственность за правильность передачи приемафаксограмм, за содержание информации, передаваемой с использованием средств инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. Регистрация документов Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Поступившие документы учитываются и распределяются на подлежащие и неподлежащие регистрации приложение 10. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления учета - для обращений граждансоздаваемые - в день подписания или утверждения. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя структурного подразделения администрации по основной деятельности, приказы по кадрам, служебная переписка, обращения граждан и т. Регистрация документов в администрации осуществляется в отделе организационно-кадровой работы Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района - входящих документов, адресованных главе администрации района и его заместителям; - исходящих документов, подготовленных за подписями главы администрации инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района и его заместителей. Структурные подразделения администрации регистрируют документы, адресованные им, самостоятельно. Регистрация служебной корреспонденции осуществляется в АИС "Служебная корреспонденция"; регистрация писем и обращений граждан ведется отдельно от служебной документации - в АИС "Обращения граждан". Регистрационный номер документа состоит из индекса администрации по классификатору их структурных подразделений, порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей органа местного самоуправления, может дополняться индексом структурного подразделения органа, инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района дела по номенклатуре дел и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга знаком дефиса, год - косой чертой. На поступивших документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа либо на свободном от текста месте документа проставляется отметка штамп, стикер со штрих-кодом с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания АИС устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации автора или корреспондента ; наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата индекс поступления; заголовок к тексту краткое содержание документа инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района резолюция исполнитель, содержание поручения, автор, дата ; срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф пометка ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа проект, версия ; вид передачи документа почтой, факсом и т. Порядок рассмотрения документов Главой администрации Лысковского муниципального района и его заместителями, и доведения документов до исполнителей. Документы передаются в установленном порядке на рассмотрение Главе администрации только после регистрации документов. После рассмотрения документов Главой Администрации или лица его замещающего документы направляются для исполнения в подразделения через службу ДОУ. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через службу ДОУ с отметкой о получении документа ответственным лицом. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделение администрации незарегистрированныедолжны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ соответствующего органа. В структурных подразделениях Администрации учет поступления документов ведется в журналах установленной формы. Руководитель органа местного самоуправления дает указания по организации исполнения документов, оформляя их инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района бланке должностного лица резолюции. В резолюции может быть установлен конкретный срок календарная дата исполнения документа, а также указания "незамедлительно", "весьма срочно", "срочно", "оперативно". Если для исполнения документа устанавливается срок более 30 дней, то в тексте резолюции может быть определен порядок доклада о ходе его исполнения периодичность доклада о ходе исполнения и т. Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в течение 30-ти календарных дней, считая от даты первичной регистрации документа. Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. Если из текста документа следует, что срок исполнения документа должен быть менее 30 дней, а резолюция конкретный срок исполнения не предусматривает, то документ исполняется в указанные в документе сроки. В случае получения документа не по подведомственности, письмо о переадресации документа направляется в адрес должностного лица, подписавшего поручение. Если рассмотрение вопроса носит затяжной характер и требует дополнительной проработки, превышающей установленный срок рассмотрения, необходим своевременный промежуточный ответ автору обращения. В случае, когда исполнение документа поручено нескольким лицам и в поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации свод является лицо, указанное в поручении инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района. Ответственный исполнитель и соисполнители организуют свою работу. В соответствии с указанием по исполнению документа подлинник документа направляется ответственному исполнителю, соисполнителю направляются копии документа изготовление копий документа для рассылки исполнителям является функцией службы ДОУ. Служба ДОУ контролирует прохождение документов информирует об этом руководителя администрации. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя органа местного самоуправления ведется службой ДОУ. Служба ДОУ регулярно составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает руководителю администрации о состоянии работы с документами. Исполненные документы инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района исполнителями для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией и приложениями к ней. Списание документа в дело осуществляется руководителем, которому адресовано поручение, либо уполномоченным им сотрудником. Печатание, размножение и учет количества документов 5. Все документы постановления, распоряжения, приказы, письма, инструкции, отчеты и др. Размножению подлежат материалы, правильно оформленные, подписанные или завизированные. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, завизированный руководителем подразделения. Документы, подлежащие копированию согласно полученным резолюциям Главы администрации и его заместителей, размножаются в службе ДОУ следующим образом: - весь комплект документов поступает основному первому исполнителю; - исполнителю, отмеченному знаком + или "для сведения", документы отправляются без приложений. Учет количества документов за определенный период времени год, месяц проводится по месту регистрации документов. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Учет количества документов может проводиться по администрации в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. Порядок заверения копий документов. Копия документа - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Администрация района может выдать копии только тех документов, подлинники которых у неё хранятся. Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа. Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты за исключением виз. Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления изданияуказанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия. Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник наименование его должности и расшифровка инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района при этом воспроизводятся полностью. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. В правом верхнем углу первого листа делается отметка "Копия". Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки иные неоговоренные исправления. В случаях изготовления копии с архивного документа, имеющего исправления, подчистки, вызывающие сомнения в их достоверности, или неразборчивый текст, отдельные слова и выражения оговариваются словами: "Так в документе" или инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района тексте неразборчиво". При заверении соответствия копии документа подлиннику на обороте последнего листа документа проставляют заверительный штамп или заверительную надпись в соответствии с пунктом 3. Право заверять копии документов имеют руководители структурных подразделений администрации и сотрудники администрации в соответствии с их должностными инструкциями. При рассылке документов, имеющих правовой характер постановления, инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района, распоряжения и т. При передаче такого документа с простой печатью на исполнение в различные структурные подразделения администрации и органы местного самоуправления Лысковского района достаточно снять копии инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района документа по числу исполнителей. Дополнительного заверения инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района в данном случае не требуется. Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов юридических и физических лиц. Работа исполнителей с документами 5. Руководители структурных подразделений администрации обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание утверждение руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель по рассылке. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя администрации. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителюо датах промежуточного исполнения запрос сведений, телефонные переговоры и т. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов проектов документов, справок, сведений и т. Исполнителям должно быть обеспечено право доступа ко всем массивам документов организации. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. Работа с обращениями и запросами депутатов 5. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов Государственной Думы РФ, Законодательного Собрания Нижегородской области, Земского собрания Лысковского района, а также на обращения комитетов и комиссий Государственной Думы РФ, Законодательного Собрания Нижегородской области, Земского собрания Лысковского района осуществляется в соответствии с законодательством РФ и Нижегородской области, решениями Земского собрания Лысковского района. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ администрации в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами. В структурных подразделениях администрации по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. Работа с обращениями граждан 5. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения обращений граждан их централизованного учета осуществляется отделом организационно-кадровой работы администрации службой ДОУ. Обращения устные и письменные граждан, поступившие в адрес Главы администрации Лысковского муниципального района регистрируются отделом организационно-кадровой работы администрации. Зарегистрированные обращения в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются с сопроводительными письмами в соответствующие органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, в ведении которых находятся поставленные вопросы. Поступившие в администрацию обращения граждан регистрируются службой ДОУ в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами и рассматриваются в срок не более 30 календарных дней с момента регистрации обращения. В обращении, поступившем в форме электронного документа, гражданин, в обязательном инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района, указывает свои фамилию, имя, отчество последнее - при наличииадрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме или направить их в письменном виде. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении в соответствии с резолюцией - на бланке должностного лица или бланке структурного подразделения с подписью руководителя в формате изображения PDFили в письменной форме по почтовому адресу, указанному в инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" ДСП 5. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" далее - ДСП. К документам ДСП не могут быть отнесены: - нормативные правовые акты администрации, затрагивающие права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации, а также устанавливающие правовой статус инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района - документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и производственных объектов; - описание структуры администрации, её функций, направлений форм деятельности, а также её адрес; - порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц и решения по ним; - сведения об инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района бюджета использовании других муниципальных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения; - документы, накапливаемые в открытых информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" ДСП определяется исполнителем документа, руководителем подразделения администрации или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если документ отнесен к категории "ДСП", вся переписка по вопросу оформляется с грифом "ДСП". В случае простановки на приложении отметки "ДСП" - весь пакет документов приобретает статус ДСП. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документов к ДСП, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения. Руководитель администрации в пределах своей компетенции определяет: - порядок передачи документов ДСП другим органам и организациям; - порядок снятия пометки "ДСП" с носителей информации; - организацию защиты документов ДСП. Необходимость снятия грифа "ДСП" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения администрации или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ. Решение о снятии грифа "ДСП" оформляется решением руководителем Администрации. Гриф погашается штампом или записью от руки с указанием номера и даты протокола, послужившим основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью сотрудника, занимающегося учетом и хранением документов. При получении письменного запроса с просьбой об ознакомлении с информацией, имеющей пометку ДСП, решение об ознакомлении заявителя принимает руководитель администрации, соответствующего структурного подразделения. За разглашение служебной информации с пометкой ДСП, а также за нарушение порядка обращения с документами ДСП муниципальный служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. В случае ликвидации администрации решение о дальнейшем использовании документов с отметкой ДСП принимает ликвидационная комиссия. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу. Документы ДСП: - печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона; - учитываются, как правило, отдельно от несекретных документов. При незначительном объеме инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". Документы с отметкой ДСП: - передаются работникам подразделений под расписку; - пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; при необходимости направления в несколько адресатов составляется указатель рассылки, в котором поадресно инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района номера экземпляров отправляемых документов, указатель подписывается исполнителем и руководителем подразделения; - хранятся в сейфах или металлических шкафах. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" сотрудникам структурных подразделений администрации осуществляется под расписку. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом на обложке дела проставляется пометка "Для служебного пользования". Проверка наличия документов ДСП проводится не реже 1 раза в год экспертной комиссией с привлечением работников, ответственных за учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом. О фактах утраты документов ДСП ставится в известность руководитель администрации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Уничтожение дел и документов с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту с отметкой в учетных формах. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ОРГАНОВ АДМИНИСТРАЦИИ ЛЫСКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документального фонда администрации, являются составление номенклатур дел, формирование дел инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района текущее хранение, подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение. Составление номенклатур дел Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков наименований дел, заводимых в администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района для учета дел временного до 10 лет включительно хранения и описей дел по личному составу. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда администрации. Документальный фонд администрации - совокупность документов, образующихся в процессе его инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района. Документальный фонд администрации составляют документы, созданные в органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив администрации лежит на службе ДОУ администрации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об администрации и её инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации, их виды, состав и содержание. В администрации составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел администрации. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи архива и службы ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ администрации. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива администрации и лиц, ответственных за хранение документов в администрации. Сводная номенклатура дел администрации подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем администрации. Оформление грифа утверждения производится в соответствии с п. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве администрации. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с архивным органом администрации в случае коренных изменений функций и структуры органа администрации или 1 раз в 5 лет. Названиями разделов номенклатуры дел администрации являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом: В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит: из номера по классификатору органов местного самоуправления их структурных подразделений, установленного в органе местного самоуправления, цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 611-03-05, где 611 - номер по классификатору органов исполнительной власти, 03 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел томов, частей. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района "разные материалы", "общая переписка" и т. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела переписка, журнал и т. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле планы, списки, доклады и т. Например: "Документы о проведении тематических выставок планы, списки, доклады, характеристики экспонатов ". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка со структурными подразделениями администрации по основной деятельности. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района по вопросам документирования управленческой деятельности. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с управлением государственной и муниципальной службы по вопросам повышения квалификации сотрудников. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с главами местного самоуправления Лысковского района Нижегородской области о социальной защите населения. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы населенного пунктаее его название указывается в заголовке дела. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период квартал, годна за который составлены планы отчеты. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома частиуточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии срок хранения согласовывается с архивом администрации. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах например, переходящее с 2006 годао выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган государственной власти для продолжения и др. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района в течение года в инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел томов. Формирование, оформление дел их текущее хранение 6. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела формируются в администрации, как правило, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района в дела документы инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов частей индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Все документы отчетного информационного характера по исполнению актов вышестоящих органов инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района деятельности, кадровые и др. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с действующим законодательством. Переписка группируется, как правило, за период календарного инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Дела администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива администрации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела приложение 11. Обложка дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа местного самоуправления; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела тома, части ; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа местного самоуправления; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органа местного самоуправления; дата дела - указывается год ы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов частейявляются крайние даты документов дела, т. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района документов чертежи, фотографии, рисунки и т. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности администрации, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела номера фонда, описи, дела на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные дела и т. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в администрации. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела временного до 10 лет включительно хранения допускается хранить в инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. С момента заведения и до передачи в архив администрации дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного свыше 10 лет сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив администрации. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя администрации или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 6. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации создается экспертная комиссия далее - ЭКдействующая на основании положения, утверждаемого руководителем администрации; Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с архивом администрации. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством архивного учреждения органа управления архивным делом ; При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив администрации; инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района дел с временными сроками хранения до 10 лет и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли; 6. Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии номенклатурой дел администрации. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой законченной нумерацией. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения в 4-х экземплярах; дела временного свыше 10 лет хранения в 2-х экземплярах; дела по личному составу в 3-х экземплярах; на дела временного до 10 лет хранения описи не составляются. В администрации в каждом её структурном подразделении описи на дела постоянного хранения службой ДОУ составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива администрации. По этим описям документы сдаются в архив администрации. Описи дел, подготовленные службой ДОУ структурных подразделений, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации, которую готовит архив администрации и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующие государственные архивы Нижегородской области. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме приложение 11 и представляются в архив администрации через два года после завершения дел в делопроизводстве. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела тома, части по описи; индекс дела тома, части ; заголовок дела тома, части ; дата дела тома, части ; количество листов в деле томе, части ; срок хранения дела. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером если дело состоит из нескольких томов частейто каждый том часть вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью ; графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района акт, о наличии копий и т. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи литерные номера и пропущенные номера. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив администрации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению приложение 12 производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации одновременно. После этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком. Дела передаются на переработку утилизацию по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры после уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено. Акт инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района выделении документов к инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района составляется, как правило, на дела всей администрации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г. В архив администрации передаются дела с исполненными инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. Дела с исполненными документами постоянного и временного свыше 10 лет хранения передаются в архив администрации после истечения двухлетнего срока их хранения использования в структурном подразделении. Дела временного до 10 лет включительно хранения передаче в архив администрации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Передача дел в архив администрации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив администрации сотрудником архива инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района работники структурного подразделения обязаны устранить. Прием каждого дела производится сотрудником, ответственным за архив администрации в присутствии работника структурного подразделения администрации. При этом на инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись сотрудника, ответственного за архив администрации, и лица, передавшего дела. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. В случае ликвидации или реорганизации администрации служба ДОУ администрации в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в соответствующие государственные архивы Нижегородской области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Документы органа местного самоуправления, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации и архивных фондов Нижегородской инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района, по истечении срока их временного инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района, определенного действующим законодательством в сфере архивного дела, подлежат передаче в соответствующий государственный архив, источником комплектования которого является орган исполнительной власти, орган местного самоуправления. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой выполняются за счет средств администрации. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 7. Организация общей поисковой системы по документам 7. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации создаются поисковые системы по документам, работа осуществляется в системе электронного документооборота и определяется правовыми актами. Обработка документов в автоматизированном режиме осуществляется на автоматизированном рабочем месте далее - АРМ. АРМ - это персональный компьютер с установленным программным обеспечением по автоматизации электронного документооборота. Данное программное обеспечение может быть представлено следующими модулями "Служебная корреспонденция", "Система согласования нормативных документов", "Обращения граждан", "Контроль исполнения документов", "Контроль руководителя" и др. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в АИС, которая может включать в себя: - картотеки; - классификационные справочники; - подсистему поиска. В АИС поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам номерам, датам, содержанию, резолюциям и др. Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов. АИС должны обеспечивать поиск информации по документам администрации, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения. Порядок и условия доступа к информации, предоставления и распространения информации определяет администрация как обладатели информации информационных систем в соответствии с требованиями законодательства. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Нижегородской области. Особенности работы с электронными документами 7. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации. Документы, создаваемые в администрации и поступающие в администрацию на бумажном носителе, при наличии технических возможностей, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации сравнения электронного образа документа с подлинником документаподтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота администрации. Система электронного документооборота администрации должна предусматривать инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района учет и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района документооборота. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота администрации реквизиты, содержащиеся в соответствующем файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. Для подтверждения подлинности электронных документов в администрации используются электронные цифровые подписи. Электронная цифровая подпись должна применяться в соответствии с действующем законодательством. При получении электронных документов от других органов власти или организаций служба ДОУ администрации осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации используются обязательные инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей. Наименование сведений о документе Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку 1 2 1. Адресант Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа на основании бланка инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина 2. Адресат Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа в соответствии с реквизитом "Адресат" 3. Должность, фамилия инициалы лица, подписавшего документ В соответствии с реквизитом "Подпись" 4. Вид документа В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа 5. Дата документа исходящая дата В соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует 6. Номер документа исходящий номер В соответствии с номером, присвоенным документу автором 7. Дата поступления документа дата регистрации Дата, указанная в отметке о поступлении на входящем штампе, штрих-коде 8. Входящий номер документа регистрационный номер Номер, проставленный в отметке о инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района на входящем штампе, штрих-коде 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите 10. Наименование текста содержание Краткое содержание документа заголовок к тексту 11. Индекс дела Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа 12. Сведения о переадресации документа На основании резолюции на документе реквизит "Указания по исполнению" 13. Количество листов основного документа Количество листов основного документа 14. Количество приложений Количество приложений 15. Общее количество листов Общее количество листов 16. Указания по исполнению документа Резолюция или поручение руководителя, определяющее инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района исполнения документа и срок исполнения 17. Должность, фамилия инициалы исполнителя Должность, фамилия инициалы исполнителя 18. Отметка о конфиденциальности В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Администрации. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например: Переписка по организационной деятельности. Электронные документы Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в администрации программно-технических средств и нормативных и методических документов комитета по делам архивов как органа местного самоуправления в области архивного дела. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района, установленного для хранения электронных дел электронных документовна основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Администрации, указанные электронные дела электронные документы подлежат уничтожению. Поступившие из структурных подразделений в архив администрации электронные документы передаются по описям с оформлением акта инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района электронных документов на архивное хранение. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИЗЪЯТИЕ ИЗ ОБРАЩЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ 8. Печать - устройство, содержащее клише инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района для нанесения оттисков на бумагу. Порядок учета изъятия из обращения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации определяются отдельным правовым актом Правительства. В администрации также могут использоваться простые печати, печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов "Для пакетов", "Для договоров", "Для копий"металлические выжимные печати для опечатывания помещений. Простая печать структурного подразделения администрации воспроизводит наименование органа по внешнему кольцу печати, в центре клише печати располагается наименование структурного подразделения. Минимальный диаметр клише печати - 35 мм, максимальный - 40 мм. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей их количестве может принимать Глава администрации и руководители самостоятельных структурных подразделений администрации. Эскизы печати оформляются в соответствующих подразделениях и передаются на согласование в отдел организационно-кадровой работы администрации, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей. В случае служебной необходимости по решению Главы администрации или руководителя самостоятельного структурного подразделения администрации допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей. Печатью заверяются подписи руководителя администрации, его заместителей, а также других должностных лиц администрации. Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы по существу представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. В администрации используются следующие виды штампов: - регистрационный штамп; - штамп ограничения доступа; - заверительные штампы; - маркировочные штампы; - информационные штампы; - штампы отдельных реквизитов и др. Размеры, форма и содержание штампов не регламентированы и зависят от конкретного содержания штампа. Изготовление простых печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности структурных подразделений администрации, имеющими статус юридического лица, производится структурными подразделениями администрацией самостоятельно. Эскиз печати штампа согласовывается со службой ДОУ администрации. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Главы администрации Лысковского муниципального района определяется Главой администрации. Главой администрации назначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи, и определяется порядок использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи. Все изготовленные печати и штампы учитываются в службе ДОУ администрации в специальном журнале приложение 14. Печати и штампы выдаются под расписку сотрудникам, на которых возложена обязанность, заверять документы, печатями штампами. Простые печати и штампы хранятся в закрывающихся столах или сейфах. Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов служба ДОУ администрации может ежегодно проводить рейды по структурным подразделениям; по результатам проверок составляется справка актпредставляемая Главе администрации или руководителю самостоятельного структурного подразделения администрации, для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов экспертная комиссии проводит проверку фактического наличия печатей и штампов. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному ответственным за учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов. О факте утраты утере печати или штампа незамедлительно докладывается руководителю службы ДОУ администрации. Служба ДОУ администрации должна провести служебное расследование обстоятельств утери. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в службу ДОУ администрации, где они уничтожаются по акту. В акте должны быть указаны: - время и место уничтожения; - состав комиссии; - основание уничтожения печатей и штампов; - наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов; - способ уничтожения. Контроль за использованием печатей и штампов осуществляют начальник отдела организационно-кадровой работы администрации и руководители самостоятельных подразделений администрации. Простые круглые мастичные печати без изображения государственной символики ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, за исключением документов, требующих особого удостоверения их подлинности, на которых ставятся печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Организация работы по изготовлению бланков документов в администрации возлагается на отдел организационно-кадровой работы администрации. Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях администрации; 8. В структурных подразделениях администрации бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно закрывающихся шкафах; передача бланков другим организациям и лицам не допускается; ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений. Глава администрации Лысковского района Текст постановления Глава администрации Лысковского района Действие, которое необходимо предпринять. Ответственный за исполнение фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением. Фамилия Секретарь - Фамилия Присутствовали: Наименование должностей - Фамилии в алфавитном порядке Повестка дня: Наименование вопроса Наименование вопроса Изложение содержания доклада в предложном падеже - о чем? Выступили: Должность и ФИО выступавшего в именительном падеже. Изложение содержания выступления в предложном падеже -о чем? Постановили РЕШИЛИ : Одобрить проект…………. Фамилия совместно c другими органами исполнительной власти Нижегородской области доработать……… II. Фамилия Присутствовали: Наименование должностей - Фамилии в алфавитном порядке О выполнении годового плана………. О введении мер по ………. Глава администрации Лысковского района Секретарь - Фамилия Присутствовали: Наименование должности Инициалы и фамилии в алфавитном порядке Повестка дня: Наименование вопроса Выступили: Должность и ФИО выступавшего в именительном падеже Изложение содержания выступления в предложном падеже - о чем? Постановили РЕШИЛИ : Одобрить проект…………. Фамилия совместно c другими доработать……… Председатель Фамилия Верно Должность Подпись Фамилия Дата Примечание: Выписка направляется адресату только по затрагивающему его вопросу. Выписка заверяется службой ДОУ органа, осуществляющего рассылку. Фамилия Дата Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района Начальник службы ДОУ Подпись Дата Фамилия Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района Итоговые сведения переданы в архив Должность лица, передавшего сведения Подпись Фамилия Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника архива службы ДОУвнесшего изменения в учетные документы Подпись Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. Договоры о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. Задания на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство: техническое и т. Заявления на аккредитив; об отказе от акцепта и т. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района финансово - хозяйственных операций. Письма гарантийные выполнение работ, услуг и т. Поручения бюджетные; банковские; пенсионные; платежные сводные, в банк, на поручение инвалюты со счетов и перевод валюты, на импорт и т. Представления и ходатайства о награждении орденами и медалями, премиями и т. Реестры чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк. Сметы расходов на содержание аппарата управления; инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района калькуляцию к договору и т. Справки лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований на зарплату; инструкция по делопроизводству в администрации муниципального района начисленной и причитающейся зарплате и т. Спецификации изделий, продукции и т.

  Комментарии к новости 
 Главная новость дня Главная новость дня 
Цитаты про страсть
Приветствие в стихах для девушки
Виды защиты от поражения электрическим током
Банковская гарантия мдм банк
Пиолизин мазь инструкция
А церумен инструкция по применению
Производственная инструкция для операторов газовой котельной
Стихи сергея есенина про любовь
Эксплуатация объектов сетевой инфраструктуры
 
 Эксклюзив Эксклюзив 
Насос к 20 30 технические характеристики
Способы решений квадратных уравнений
Образец паспорт заземления
Небольшой дом своими руками
Характеристика культуры древней греции
D-link dir-615 инструкция на русском
Цитаты про котов